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如何消除库存盘点差异?存货质量差异的处理方法

2020-06-26

盘点结果与账面库存结果之间的差异,主要有三种,一种是数量差异、一种是存放位置差异、第三种是存货质量差异。盘点管理中容易出现的一个误区是,盘点如果出现盘盈没事,如果是盘亏就要处理,有些库管人员将盘盈结果向客户隐瞒,甚至将盘盈物品留作私用。因此盘点的目的是发现差异,并消除差异。消除差异的办法,是与差异类型以及发生差异的原因紧密相关的。

1、盘盈的处理办法

盘盈的意思是实际库存比账面库存数量多。出现盘盈的情况有很多,其处理办法也不尽相同

1.1出库时货品少发造成的盘盈

这时候要及时追查上一次盘点与本次盘点之间该物品的出库记录,和收货人及时联系,找到是哪一笔出库单少发了,并商量解决办法。大多数情况下,收货人收到的货物有缺失,一般都会及时联系仓库或者货主单位。

(1)如果收货方要求补发,则在账面外(WMS之外)做补发货处理,无需做账务登记。

(2)如果收货方不要求补发,则可以找到原出库单,修改出库单内容(减少出库数量)。实际情况是,对于已经出库完成的出库单,很多WMS是不支持修改功能的,这种情况才可以做一个退货入库操作。不管是修改出库数量还是做退货入库,都需要通知货主单位,以确保仓库库存和货主单位库存保持一致。

Note:为何很多WMS无法支持对已经完成的出库单做修改,主要有两个原因,一是这个WMS是按照财务管理思路设计的,修改出库数量只能新设红字出库单来冲销;另一原因是修改后的出库货位有变动,无法恢复原状,会影响货位的准确性。这些理由,都是WMS不成熟的表现,作者所在公司设计的WMS,是能够撤销或修改已经出库完成的订单的。至于为何推荐修改订单,而不是做一个退货入库单,因为退货入库单会增加退货入库记录,可能影响物流费用结算。这是题外话,欢迎感兴趣的读者联系作者继续讨论。

1.2入库时多收了货造成的盘盈

多收了货而没有记录入账,导致实物库存比账面库存多,多出的部分我们一般叫账外库存。账外库存有可能是货主企业有记录,而仓库忘了记录;也有可能货主企业自身也忘了记录。不管如何,仓库企业不要因为有了账外库存就沾沾自喜,感觉自己高大上能帮客户管出多余的库存,甚至有贪墨客户货物的想法。举个特别的例子,某汽车工厂需要临时紧急用料,零配件供应商在给仓库的入库单里,增加了这部分物料;仓库收货员发现多出的部分,没来得及处理,也就是没有及时发货给工厂。到盘点时才发现多出的部分,这时候工厂早就把抱怨投诉到供应商了。

(3)如果是货主单位知道多发的情况,可以修改当时入库单,增加入库数量。当然,如果时间较长,可能当时入库的一部分商品已经被出库或被移动等,无法修改入库单,这时候可以看下一条。

(4)补充入库单,并在入库单的备注里,详细描述补充入库的原因。

(5)货主单位也没有记录的情况(真的没有记录么,不会有什么猫腻么,我们题外讨论),这时候就是真正的盘盈了。真正盘盈的内容,要做盘盈入库,并且通报货主企业。

1.3客户退货记录未填造成的盘盈

客户退货正常的流程应该是客户先通知货主企业退货,货主企业再通知仓库负责接收。但实际操作中往往是相反的,是仓库先收到货,而货主企业并不知情;这时候就要及时和货主企业沟通,及时做退货登记。

(6)如果是退货记录未登记,则及时补登退货记录;并和货主企业通报核对退货信息。

(7)如果发现有瑕疵品(退货原因大多是因为出现瑕疵),则要及时做次品标识,或者冻结。

2、盘亏的处理办法

盘亏,就是通过盘点结果实际库存与账面库存对比,发现实际库存比账面库存少。产生盘亏的原因是多方面的,主要有出库未记账的、破损未记账的、散装货计数误差(小数点误差)造成的、出库拿错货造成的等。出现盘亏情况,如果不做及时的处理,很容易影响正常出库业务。货主企业很有可能按照账面库存更大数来发布出库指令,但这时候实际库存不足,会影响发货效率,甚至产生业务纠纷。

2.1出库未记账造成的盘亏

主要包括正常出库未记账以及退回给供应商未记账等。往往在仓库业务比较繁忙的时候,由于一些特殊的原因(比如私下打白条出库),仓库实际发货了,但没在账上体现。造成的结果就是,仓库实物库存减少了,但账面库存因为没有记账没有减少,由此造成盘亏。

(8)如果是正常出库超发了,则要找到原始出库单,修改出库单的出库数量(增加账面上的出库数量)。

(9)如果是忘记做出库登记了,则要及时补填出库单据。比如私下打白条出库的时候,一定要留下明确的记录。因为紧急情况下,客户打白条,可能也未在其账面上体现;而仓库这边也未记录的话,则坐实了仓库亏货的事实,根本无法辩驳。

(10)如果是退货出库(返还给货主单位)没有做登记,则要及时找到退货依据,及时补登退货出库记录,同时要求货主单位做好退货接收的补登手续,以保证双方账目上的一致。

2.2破损处理未记账造成的盘亏

主要是日常管理中发现的货品质量问题,做了实物处理,但未及时做账务处理,导致实际数与账面数不符。

(11)因为变质、损毁等原因造成货品的直接废弃,但没有做损毁品的出库账务处理:这时账务上(WMS)要及时做“减库”操作。其一是可以做退货出库,将废弃的货品出货给货主企业(哪怕是丢弃,也可以算作是出库给货主企业);其二是,而如果损毁责任由仓库企业承担,则出库的收货单位是仓库企业(相当于是仓库企业按照约定的价格买下了损毁的物品)。

(12)因为淋湿、破损等原因导致物品被下架隔离:这时候要及时在WMS账务上做隔离标记。一种做法是直接将破损物品在原货位上冻结;另一种做法是将破损物品移动到次品区,同时在WMS账务上做次品移动记录。

2.3散装货计数误差(小数点误差)造成的盘亏。

(13)由于小数点误差造成的数量差异,一方面可以通过在合同上约定允许的误差范围;另一方面,通过增加虚拟入库(哪怕这个入库数量只有零点零几的内容)来平衡这点误差。

2.4出库拿错货造成的盘亏

由于拣货人员不熟练不小心(也有可能是拣货指令不清晰、货位设置不清晰、货品外包装容易混淆等原因),把B商品当成A商品出库了。造成的结果是B商品出现盘亏,而A商品出现盘盈。

(14)由于发错货造成的换货处理,要及时找到A商品的出库记录,找出是哪一单拿错了货,然后做换货处理。换货操作是在账外处理的,因为换货操作产生的费用,也应该在账外处理。

2.5无可追溯原因的盘亏

意思就是说,确实找不到什么原因,货物就是少了。这是真正的盘亏结果。这时候就需要凭经验来判定了,比如食品或者高货值电子品,会不会有失窃的情况。出现真实的盘亏情况可以有以下几种处理办法。

(15)由仓库企业赔偿,在市场上购买对应商品来补齐实物库存。这种情况是维持账上库存数不变,增加实物库存。

(16)由仓库企业赔偿,货主企业允许做一次虚拟出库,收货人是仓库企业。这种情况是维持实物库存不变,减少账上库存。

(17)获得货主企业的谅解,从货主企业的生产线上获得货品来补齐盘亏的实物数量。实际上,在流通环节中出现货物亏空是大概率事件,只要不是特大规模的数量损失,只要仓库企业态度诚恳、服务到位,和货主企业处理好关系,大多能获得货主企业的谅解。所谓说话/做事留一线,日后好见面,大体也是这个意思。

3、存放位置差异的处理

存放位置差异一般是因为没按照拣货规则来拣货造成的。在正规的WMS中,系统都会按照拣货规则(一般是先出规则)来指定每个商品的拣货位置。但实际情况是,搬运工为了图省事,直接搬离门口近的货,或者待拣货的物品被压在几层托盘底部,不愿挪动,直接取更外层的。

如果搬运人员根本就不管拣货指令,不按拣货指令搬货,那整个仓库管理就肯定乱套了,这是更基本的管理问题,或者说是执行力问题,不属于本文讨论范围。

(18)如果是偶然的搬错,短期内发现的话,可以修改搬运指令,把原来指定的货位调整为实际发生的货位。

(19)如果是经过较长时间,连原来指定货位的内容也发生了变动,这时候已经没法直接恢复了。只能通过库存调整的办法,这里的库存调整,不是调整数量,而是调整现有货品的存放位置以及实际的生产日期批次号等内容。

4、存货质量差异的处理

一般出现存货质量差异都是账面库存是完好的,实际库存是有破损的或者过期的;基本上是与日常管理失控相关,如没定期巡检仓库,导致未及时发现破损货品,或者虽然发现了,未及时做账务处理;未按照先出做出库拣货,导致早期货物长期积压更终过保质期等。

(20)如果是出现破损差异,需及时申报破损内容,并做账务处理(次品处理或冻结),同时加强仓库巡检,早发现早汇报早处理

(21)如果是出现过保质期,则要加强先出拣货原则的监督落实,制定保质期报警策略

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